Conditions generales de vente

Article 1 — Objet

Les presentes Conditions Generales de Vente (ci-apres « CGV ») s'appliquent a l'ensemble des produits et services proposes par l'Association E-Cosplay, sauf mention speciale contraire precisee dans un contrat ou un document particulier.

La validation des presentes CGV par le client reste valable pendant toute la duree du contrat en cours, sauf cas particulier expressement convenu entre les parties.

Toute commande ou souscription a un service implique l'acceptation pleine et entiere des presentes CGV.

Article 2 — Prestations

L'Association E-Cosplay propose les prestations suivantes, accessibles via la plateforme e-cosplay.fr :

• E-Site : creation, hebergement et maintenance de sites E-Site, solution developpee par l'association
• E-Mail : hebergement et gestion de messagerie professionnelle, utilisant l'infrastructure Amazon Simple Email Service (AWS SES)
• E-Mailer : creation et envoi de campagnes emailing
• E-Track : suivi et analyse de frequentation des sites E-Site
• E-Protect : protection et securisation des infrastructures et des sites E-Site
• E-Translate : traduction automatique et multilingue des contenus
• E-Sign : signature electronique de documents
• E-Calendar : prise de rendez-vous en ligne, propulsee par Cal.com
• E-Chat : chat en ligne en direct sur votre site E-Site, propulsee par Chatwoot
• Service de Nom de Domaine : depot, enregistrement, renouvellement et gestion de noms de domaine pour le compte du client

L'ensemble des services est heberge sur l'infrastructure geree par l'Association E-Cosplay, a l'exception d'E-Calendar (propulsee par Cal.com) et d'E-Chat (propulsee par Chatwoot) qui sont des solutions tierces, sauf disposition exceptionnelle.

Le detail des prestations, leurs specificites techniques et les options disponibles sont precises dans le contrat de service conclu entre le client et l'association.

Cette liste n'est pas exhaustive. De nouveaux services pourront etre proposes a l'avenir. L'association se reserve le droit de faire evoluer son offre de prestations. Les clients seront informes de toute modification impactant leur contrat en cours.

Article 3 — Disponibilite des services

L'Association E-Cosplay s'efforce d'assurer la disponibilite de ses services 24h/24 et 7j/7. Toutefois, l'acces aux services peut etre temporairement interrompu pour des raisons de :

• Maintenance programmee ou d'urgence
• Mise a jour des infrastructures ou des logiciels
• Incident technique ou panne chez un prestataire tiers (hebergeur, fournisseur d'acces, etc.)
• Force majeure

L'association met en oeuvre les moyens raisonnables pour limiter la duree et la frequence des interruptions. En cas de maintenance programmee, les clients seront informes dans la mesure du possible avec un preavis raisonnable.

L'association ne saurait etre tenue responsable des dommages directs ou indirects resultant d'une interruption de service, quelle qu'en soit la cause.

Article 4 — Tarifs

Tous les tarifs sont exprimes en euros hors taxes (€ HT). L'Association E-Cosplay n'est pas assujettie a la TVA (article 293 B du CGI).

L'ensemble des tarifs en vigueur est consultable sur la page Tarifs.

Evolution annuelle des tarifs : les tarifs peuvent faire l'objet d'une revision au maximum une (1) fois par an, sauf cas exceptionnel justifie (evolution significative des couts techniques, fiscalite, reglementation). La revision annuelle prend effet au 1er janvier de chaque annee.

Toute augmentation sera notifiee au client au moins un (1) mois avant son entree en vigueur, par email ou par notification sur la Plateforme.

A reception de la notification, deux situations :

• Si le client accepte le nouveau tarif : aucune action n'est requise. Le nouveau tarif s'applique automatiquement a compter du 1er janvier.
• Si le client refuse le nouveau tarif : il doit notifier par email a client@e-cosplay.fr sa volonte de mettre fin au(x) service(s) concerne(s) avant la date d'entree en vigueur. Les services seront alors resilies sans frais ni penalite a cette date.

Cette evolution tarifaire est non negociable, conformement aux CGU et CGV.

Article 5 — Paiement

L'ensemble des paiements est traite de maniere securisee par Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Dublin 2, Irlande). La Plateforme ne stocke aucune donnee bancaire.

Les moyens de paiement acceptes sont exclusivement ceux proposes par Stripe, notamment :

• Carte bancaire (Visa, Mastercard, American Express, etc.)
• Virement bancaire SEPA
• Prelevement SEPA
• Tout autre moyen de paiement disponible via Stripe

Les factures sont payables a reception, sauf conditions particulieres precisees dans le contrat de service. En cas de souscription a un abonnement, le paiement est preleve automatiquement selon la periodicite convenue (mensuelle, trimestrielle ou annuelle).

Article 6 — Validation des commandes et verification

Toute commande ou souscription a un service fait l'objet de verifications prealables par l'Association E-Cosplay avant acceptation. Ces verifications peuvent inclure :

• Verification de l'entreprise : controle du numero SIRET/SIREN aupres des registres officiels de l'Etat (INSEE, Infogreffe) afin de s'assurer que l'entreprise est en activite et non suspendue, radiee ou en liquidation
• Verification d'identite : controle de l'identite du representant legal ou du contact principal, si requis par la nature de la prestation
• Verification de solvabilite : analyse de la solvabilite du client, si requis par le montant ou la duree de l'engagement

L'association se reserve le droit de refuser toute commande, sans avoir a justifier sa decision, notamment dans les cas suivants :

• Informations fournies inexactes ou incompletes
• Entreprise non immatriculee, radiee, suspendue ou en liquidation
• Solvabilite insuffisante
• Antecedents d'impayes aupres de l'association
• Activite du client incompatible avec les valeurs ou l'objet de l'association

En cas de refus, le client sera informe par email. Aucun paiement ne sera preleve tant que la commande n'a pas ete validee par l'association.

Article 7 — Processus de facturation et relances

Le cycle de facturation et de relance suit le processus suivant :

• J-15 (Avis de paiement) : un avis de paiement est envoye par email 15 jours avant la date d'echeance. Si vous etes en prelevement automatique, aucune action n'est requise. Dans le cas contraire, le lien de paiement securise (Stripe) est inclus dans l'email
• J-7 (Rappel) : en l'absence de paiement, un email de rappel est envoye 7 jours avant l'echeance
• J-3 (Avertissement) : un dernier avertissement est envoye, informant le client que ses services seront suspendus a defaut de regularisation avant la date d'echeance
• J (Echeance — Suspension) : en cas de non-paiement a la date d'echeance, les services sont immediatement suspendus et une mise en demeure est adressee au client par email
• J+7 (Resiliation et recouvrement) : sans regularisation dans les 7 jours suivant la suspension, le contrat est resilie de plein droit et la creance est transmise en recouvrement

Pendant la periode de suspension (J a J+7), le client peut regulariser sa situation a tout moment en procedant au paiement. Les services seront alors retablis dans un delai de 24 heures.

En cas de prelevement automatique :

Les etapes J-7 et J-3 ne s'appliquent pas. Si le prelevement est refuse ou echoue au moment de l'echeance, le processus suivant s'applique :

• J (Echec du prelevement) : un email est envoye au client pour l'informer du rejet et l'inviter a regulariser sa situation sous 7 jours via le lien de paiement
• J+8 (Mise en demeure et suspension) : sans regularisation, les services sont suspendus et une mise en demeure est adressee au client
• J+15 (Resiliation et recouvrement) : sans regularisation, le contrat est resilie de plein droit et la creance est transmise en recouvrement

L'association se reserve le droit d'appliquer des penalites de retard conformement a l'article 9 (Impayes).

Article 8 — Droit de retractation

Conformement a l'article L221-28 du Code de la consommation, le droit de retractation ne s'applique pas aux prestations proposees par l'Association E-Cosplay, celles-ci constituant des services numeriques fournis de maniere immediate apres la validation de la commande.

En acceptant les presentes CGV et en validant sa commande, le client reconnait et accepte expressement que :

• L'execution du service commence immediatement apres la confirmation de la commande
• Il renonce expressement a son droit de retractation conformement aux dispositions legales en vigueur

Cette renonciation est confirmee par le client lors de la signature du contrat de service.

Article 9 — Impayes

En cas de non-paiement a la date d'echeance :

• Regularisation sous 3 jours : aucune penalite de retard ne sera appliquee. Le client beneficie d'un delai de grace de 3 jours a compter de la date d'echeance pour regulariser sa situation sans frais supplementaires
• Au-dela de 3 jours : une penalite forfaitaire de 40 € par tranche de 7 jours de retard sera appliquee, conformement aux articles L441-10 et D441-5 du Code de commerce

Exemple :

• Retard de 4 a 10 jours : 40 €
• Retard de 11 a 17 jours : 80 €
• Retard de 18 a 24 jours : 120 €

En cas de suspension des services suite a un impaye, des frais de remise en service de 50 € seront appliques a compter du 3e jour suivant la suspension. Ces frais s'ajoutent aux penalites de retard et au montant de la facture impayee.

Si le client dispose de plusieurs services (ex. : site E-Site, email, billetterie), seul le service concerne par l'impaye sera suspendu. Les autres services restent actifs et ne sont pas impactes, sauf en cas d'impayes multiples.

Les penalites de retard et frais de remise en service sont exigibles de plein droit, sans qu'un rappel soit necessaire. Ils sont factures automatiquement par la Plateforme.

Article 10 — Recouvrement

En cas d'impaye sans aucune action de regularisation de la part du client, la creance sera transmise a une societe de recouvrement dans un delai de 30 jours a compter de la date d'echeance initiale.

Les frais de recouvrement engages (frais de dossier, honoraires de la societe de recouvrement, frais de justice le cas echeant) seront integralement a la charge du client debiteur, en plus du montant de la creance, des penalites de retard et des frais de remise en service.

Avant toute transmission en recouvrement, l'association aura prealablement :

• Envoye les relances prevues a l'article 7 (processus de facturation)
• Adresse une mise en demeure par email
• Suspendu les services concernes
• Resilie le contrat conformement a l'article 14

Le client reste libre de regulariser sa situation a tout moment avant la transmission en recouvrement en contactant l'association a l'adresse client@e-cosplay.fr.

Article 11 — Facilites de paiement

Des facilites de paiement peuvent etre proposees au client via les services tiers integres a Stripe, sous reserve de leur disponibilite :

• PayPal : paiement fractionne ou differe selon les conditions de PayPal
• Klarna : paiement en plusieurs fois ou differe selon les conditions de Klarna
• Alma : paiement en 2, 3 ou 4 fois selon les conditions d'Alma

Ces facilites de paiement sont soumises a la validation des services tiers concernes (PayPal, Klarna, Alma). L'acceptation ou le refus d'une demande de paiement fractionne releve exclusivement de la decision de ces prestataires.

L'Association E-Cosplay ne peut en aucun cas etre tenue responsable en cas de refus d'une facilite de paiement par l'un de ces services. Seuls les prestataires tiers determinent les conditions d'eligibilite et d'acceptation.

En cas de refus, le client devra proceder au paiement integral par l'un des autres moyens de paiement acceptes (article 5).

Echeancier de paiement en cas d'impaye :

En cas d'impaye, l'association pourra, a sa seule discretion et en fonction du profil et de l'historique du client, proposer un echeancier de paiement. Cet echeancier est soumis aux conditions suivantes :

• Une majoration de 5 % du montant total de la creance sera appliquee au titre des frais de gestion de l'echeancier
• L'echeancier devra etre accepte et signe par le client
• En cas de non-respect d'une seule echeance, l'integralite du solde restant du devient immediatement exigible et la procedure de recouvrement (article 10) sera engagee

L'octroi d'un echeancier n'est pas un droit. L'association se reserve le droit de refuser toute demande d'echeancier sans avoir a motiver sa decision.

Article 12 — Signature du contrat

La signature de tout contrat de service s'effectue electroniquement via la plateforme de signature DocuSeal (signature.e-cosplay.fr).

Une fois signe electroniquement par le client, le contrat est repute accepte par celui-ci. Toutefois, le contrat n'entre en vigueur qu'apres validation expresse de l'Association E-Cosplay.

La validation par l'association intervient dans un delai de 2 a 3 jours ouvres apres la signature, apres les verifications prealables prevues a l'article 6 (validation des commandes et verification). Le client sera informe par email de la validation ou du refus de son contrat.

Pendant ce delai de validation, le client conserve la possibilite d'annuler sa demande :

• Directement depuis son Espace Client sur la Plateforme, si son compte est deja actif
• Par simple email a l'adresse client@e-cosplay.fr

Une fois le contrat valide par l'association, l'annulation n'est plus possible et les conditions de resiliation prevues a l'article 14 s'appliquent.

La signature electronique a la meme valeur juridique qu'une signature manuscrite, conformement au reglement europeen eIDAS et a l'article 1367 du Code civil francais. Un certificat de signature et un journal d'audit sont generes pour chaque contrat signe.

Article 13 — Engagement

Les prestations proposees par l'Association E-Cosplay sont sans engagement de duree. Le client peut resilier a tout moment conformement aux conditions prevues a l'article 14.

Toutefois, certains services necessitent un paiement anticipe selon une periodicite definie lors de la souscription :

• Mensuel : paiement tous les 1 mois
• Trimestriel : paiement tous les 3 mois
• Semestriel : paiement tous les 6 mois
• Annuel : paiement tous les 12 mois

La periodicite de paiement est precisee dans le contrat de service. En cas de resiliation en cours de periode, les sommes deja versees ne sont pas remboursables. Le service reste actif jusqu'a la fin de la periode payee.

La periodicite de paiement applicable a chaque service est consultable sur la page Tarifs.

Article 14 — Resiliation du contrat

Le client peut resilier son contrat a tout moment, pour n'importe lequel des services souscrits, directement depuis son Espace Client sur la Plateforme.

La resiliation prend effet avec un preavis de 1 mois a compter de la date de la demande. Le contrat prend fin au dernier jour du mois suivant la demande de resiliation, avec l'emission d'une derniere facture couvrant la periode restante. Pendant ce delai, le service reste accessible et les obligations contractuelles demeurent en vigueur.

Conditions de resiliation :

• Le client doit etre a jour de l'ensemble de ses paiements (aucun impaye en cours)
• Les sommes deja facturees ou echues restent dues, y compris pour la periode de preavis
• En cas d'engagement en cours (article 11), la resiliation anticipee peut entrainer l'application des conditions prevues audit article

A l'issue du preavis, une attestation de fin de contrat est delivree au client, confirmant la resiliation effective du service.

Resiliation a l'initiative de l'association :

L'association se reserve le droit de resilier un contrat en cas de manquement grave du client a ses obligations (non-paiement, utilisation frauduleuse, violation des CGU ou CGV), apres mise en demeure restee sans effet pendant 15 jours.

Article 15 — Cessation d'activite de l'association

En cas de dissolution ou de cessation d'activite de l'Association E-Cosplay, les clients seront informes dans un delai minimum de 3 mois avant la date effective de fermeture, afin de leur permettre de preparer le transfert de leurs services vers un autre prestataire.

Pendant ce delai, l'association s'engage a :

• Maintenir les services actifs jusqu'a la date de fermeture effective
• Fournir au client les elements necessaires a la migration de ses donnees et services (export des donnees, transfert de nom de domaine, etc.)
• Ne facturer aucun service au-dela de la date de fermeture annoncee

Les contrats en cours dont la date de fin est posterieure a la date de fermeture seront resilies de plein droit a la date effective de cessation d'activite. Aucune somme deja versee ne sera remboursable, sauf accord prealable ecrit de l'association.

L'association n'est pas tenue de divulguer les raisons de la cessation d'activite, qu'elles soient liees a l'arret de l'association ou a l'arret d'une prestation specifique.

Article 16 — Resolution amiable des litiges

En cas de litige relatif a l'execution des presentes CGV, le client peut a tout moment contacter l'Association E-Cosplay afin de rechercher une resolution amiable par le dialogue.

Le client peut adresser sa reclamation :

• Par email : client@e-cosplay.fr
• Par courrier : adresse communiquee sur demande ecrite a client@e-cosplay.fr
• Via le support client accessible depuis l'Espace Client sur la Plateforme

L'association s'engage a accuser reception de la reclamation dans un delai de 5 jours ouvres et a proposer une solution dans un delai raisonnable.

Les parties s'engagent a privilegier le reglement amiable avant tout recours judiciaire.

Article 17 — Tribunal competent

Les presentes CGV sont regies par le droit francais.

En cas de litige non resolu par voie amiable (article 16) ou pour tout autre differend relatif a l'interpretation, l'execution ou la resiliation des presentes CGV, les tribunaux francais competents seront seuls competents, quel que soit le lieu de domicile du client.

Article 18 — Contact

Pour toute question relative aux presentes CGV :

• Email : client@e-cosplay.fr
• Telephone : 07 66 95 70 06
• Courrier : adresse communiquee sur demande ecrite a client@e-cosplay.fr